Cách để tổ chức cuộc họp Zoom hiệu quả

Đã qua rồi cái thời bạn làm việc cho một công ty nơi mọi người sống gần văn phòng và làm việc trực tiếp năm ngày một tuần trong khi một hoặc hai đồng nghiệp ở xa. Khi công việc toàn thời gian, trực tiếp là tiêu chuẩn, các cuộc họp và phong cách làm việc hàng ngày không bao gồm hoặc phù hợp với những người làm việc từ xa này. Khi các tổ chức chuyển đổi từ làm việc chủ yếu trực tiếp sang làm việc hoàn toàn từ xa qua đêm, điều đó đã tạo ra cơ hội để chủ động xây dựng môi trường làm việc hòa nhập hơn cho các nhóm không thể cùng nhau thực hiện. Công nghệ có thể tạo điều kiện cho các cuộc họp toàn diện hơn thông qua các tính năng hỗ trợ tiếp cận, nhưng tất cả chúng ta có thể thực hiện thêm các bước để đảm bảo các cuộc họp của chúng ta có tính toàn diện.

Dưới đây là năm cách để giúp người khác cảm thấy được thừa nhận, tôn trọng và góp mặt trong mọi cuộc họp Zoom.

1. Thừa nhận đồng nghiệp của bạn ngay lập tức

Bắt đầu cuộc họp bằng cách nói lời chào với đồng nghiệp của bạn và hỏi họ đang làm như thế nào để tạo kết nối cá nhân, ngay cả trong môi trường ảo. Nếu ai đó tham gia muộn vài phút, hãy nhanh chóng tăng tốc để mọi người đều ở trên cùng một màn hình họp.

Thừa nhận đồng nghiệp của bạn có thể tạo ra một giai điệu tích cực cho phần còn lại của cuộc họp.

2. Cho phép những người tham gia từ xa phát biểu trước

Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp mà nhân viên ở cả văn phòng và từ xa, hãy cho phép những người tham gia từ xa phát biểu trước để họ cảm thấy được công nhận và tham gia. Khi đến lúc trả lời phỏng vấn, hãy cho phép các nhân viên từ xa trò chuyện lại trước, để họ cảm thấy rằng những đóng góp của họ được đánh giá cao và cuộc họp đáng để họ dành thời gian.

3. Cho phép quyền riêng tư

Khuyến khích sử dụng phông nền ảo hoặc mờ để không ai cảm thấy khó chịu khi hiển thị không gian cá nhân của họ. Nếu đó là một dịp đặc biệt, chẳng hạn như ngày lễ hoặc ra mắt sản phẩm mới, hãy sử dụng nền ảo giống như một nhóm hoặc công ty để ghi nhận sự kiện nhằm tăng cảm giác đoàn kết, thân thuộc và tình bạn thân thiết.

4. Hãy là một người tích cực lắng nghe và ủng hộ

Cho dù trong một cuộc họp riêng hay một cuộc họp nhóm lớn, hãy đưa ra những dấu hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ cho đồng nghiệp của bạn để thể hiện rằng họ đã chú ý đến bạn. Các cử chỉ lắng nghe tích cực có thể có một số hình thức khác nhau, bao gồm gật đầu, sử dụng phản ứng biểu tượng cảm xúc và gửi tin nhắn qua trò chuyện trong cuộc họp. Nếu bạn nhận thấy rằng một đồng nghiệp bật tiếng nhưng không thể hiểu được ý của họ, hãy gọi người này ra và cho họ ý kiến. Bạn cũng có thể ẩn chế độ xem bản thân để giảm thiểu sự phân tâm để tập trung vào người đang nói.

5. Trở nên ảo – ngay cả khi bạn là người trực tiếp

Khi môi trường kết hợp trở thành tiêu chuẩn, nó có thể bao trùm hơn khi hầu như tất cả những người tham gia đều tham gia một cuộc họp, ngay cả khi nhiều người đang ở trong cùng một tòa nhà.

Giả sử các đồng nghiệp trong văn phòng muốn cùng tham gia một cuộc họp với những người tham gia từ xa.

Trong trường hợp đó, Thư viện thông minh của Zoom làm cho cuộc họp trở nên công bằng hơn bằng cách tạo nguồn cấp dữ liệu video riêng lẻ của những người tham gia trong phòng để những người tham gia từ xa nhìn thấy họ rõ ràng. Các cuộc họp ảo có thể san bằng sân chơi để không ai cảm thấy bị bỏ rơi.

Ưu tiên tính toàn diện, bất kể bạn làm việc ở đâu hoặc như thế nào

Truy cập Thư viện tài nguyên của Zoom để có sách điện tử, báo cáo, video và hơn thế nữa về cách tổ chức các cuộc họp toàn diện hơn.

Nguồn: Zoom.us