Cách tắt phòng chờ Webex để người tham gia vào thẳng meeting

Nhiều người khi sử dụng Cisco Webex thường gặp tình huống người tham gia phải chờ trong Lobby (phòng chờ) trước khi được vào phòng họp. Điều này khiến host phải liên tục bấm Admit để cho từng người vào, khá bất tiện khi tổ chức lớp học, hội thảo hoặc cuộc họp đông người.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tắt phòng chờ (Lobby) trong Webex để người tham gia có thể bấm link và vào thẳng phòng họp mà không cần chờ host duyệt.

Lobby trong Webex là gì?

Lobby là khu vực chờ trong Cisco Webex. Khi tính năng này được bật, người tham gia sẽ không vào trực tiếp meeting mà phải đợi host hoặc co-host chấp nhận.

Tính năng này giúp tăng bảo mật cho cuộc họp, tránh người lạ vào phòng. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp như:

• Lớp học online
• Hội thảo nhiều người tham gia
• Họp nội bộ nhanh
• Đào tạo khách hàng

việc phải duyệt từng người vào phòng có thể gây mất thời gian. Vì vậy nhiều quản trị viên muốn tắt Lobby để người tham gia vào thẳng phòng họp.

Khi nào nên tắt phòng chờ Webex?

Bạn nên tắt Lobby nếu muốn tạo trải nghiệm tham gia nhanh chóng, tương tự các nền tảng họp trực tuyến phổ biến hiện nay.

Ví dụ:

• Meeting đào tạo có nhiều học viên
• Webinar có hàng trăm người tham gia
• Cuộc họp nội bộ cần vào nhanh
• Khách hàng không có tài khoản Webex

Hướng dẫn tắt phòng chờ (Lobby) trong Webex

Bước 1: Đăng nhập trang quản trị Webex

Truy cập trang quản trị:

https://admin.webex.com

Sau đó đăng nhập bằng tài khoản quản trị của tổ chức.

Bước 2: Truy cập phần cấu hình Meeting

Trong giao diện quản trị, vào:

• Services
• Meeting
• Sites
• Chọn site Webex của bạn
• Chọn Configure Site

Bước 3: Mở mục Webex Meeting Security

Tại phần Webex Meeting Security, tìm mục Join rules.

Tại đây sẽ có hai thiết lập quan trọng quyết định việc người tham gia có bị đưa vào Lobby hay không.

Bước 4: Cho phép người tham gia vào trực tiếp

Thiết lập như sau:

• External invitees: chọn Join meetings directly
• People who aren't invited or aren't signed in: chọn Join meetings directly

Sau khi chỉnh xong, bấm Save để lưu cấu hình.

Có tắt Lobby trong lúc đang họp được không?

Trong cuộc họp của Cisco Webex, host không thể tắt hoàn toàn Lobby (phòng chờ) khi meeting đã bắt đầu. Đây là cơ chế bảo mật giúp kiểm soát người tham gia trước khi họ vào phòng họp.

Tuy nhiên, trong lúc họp bạn vẫn có thể quản lý những người đang chờ trong Lobby bằng cách:

1. Mở Participants (Người tham gia)
2. Nhấn View tại thông báo Participants are waiting in the lobby
3. Chọn người đang chờ và bấm Let in để cho họ vào phòng họp

Ngoài ra, host cũng có thể:

• Let in all: Cho tất cả người đang chờ vào cùng lúc
• Remove: Từ chối người tham gia trong Lobby

Nếu bạn muốn người tham gia vào thẳng phòng họp mà không phải chờ, bạn cần tắt Lobby trước khi bắt đầu cuộc họp trong phần cài đặt bảo mật của meeting.

Mẹo: Khi tạo cuộc họp Webex, bạn có thể bật tùy chọn Allow participants to join before host để người tham gia vào phòng họp sớm hơn.

Kiểm tra sau khi tắt Lobby

Sau khi hoàn tất cấu hình, bạn có thể kiểm tra bằng cách:

1. Tạo một cuộc họp mới
2. Sao chép link meeting
3. Mở trình duyệt ở chế độ ẩn danh
4. Nhấn vào link tham gia

Nếu vào thẳng phòng họp mà không xuất hiện phòng chờ, nghĩa là bạn đã tắt Lobby thành công.

Một số lưu ý khi tắt phòng chờ Webex

• Cài đặt này chỉ áp dụng cho các meeting được tạo sau khi lưu cấu hình.
• Nếu host khóa phòng họp (Lock Meeting) thì người tham gia vẫn phải chờ.
• Việc tắt Lobby có thể làm giảm mức độ bảo mật nếu chia sẻ link công khai.

Kết luận

Việc tắt phòng chờ trong Cisco Webex giúp người tham gia vào phòng họp nhanh chóng hơn, đặc biệt khi tổ chức lớp học online, hội thảo hoặc các cuộc họp có nhiều người tham gia.

Chỉ cần điều chỉnh thiết lập trong phần Webex Meeting Security, bạn có thể cho phép người dùng bấm link và vào thẳng meeting mà không cần host duyệt.